北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限責(zé)任公司檔案數(shù)字化建設(shè)案例

項(xiàng)目概述

    北京市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“北京燃?xì)饧瘓F(tuán)”）是一個(gè)有著60余年歷史的國(guó)有企業(yè)。是中國(guó)城市燃?xì)庑袠I(yè)內(nèi)**的單體城市燃?xì)夤?yīng)商，管網(wǎng)規(guī)模、燃?xì)庥脩魯?shù)、年用氣量、年銷售收入均位列全國(guó)前茅，截至2021年末，天然氣年購(gòu)入量208億立方米，用戶總數(shù)713萬(wàn)戶，天然氣管線長(zhǎng)度2.99萬(wàn)余公里。

    項(xiàng)目開(kāi)始前，北京燃?xì)饧瘓F(tuán)使用的檔案管理系統(tǒng)為2013年由友商建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要使用功能為檔案管理和檔案查詢功能，目前系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)約為20萬(wàn)條，檔案數(shù)字化已近500萬(wàn)頁(yè)，原文數(shù)據(jù)量超過(guò)4T，受限于當(dāng)時(shí)的技術(shù)架構(gòu)，大數(shù)據(jù)量下系統(tǒng)反應(yīng)極慢。目前的管理模式相對(duì)單一，系統(tǒng)架構(gòu)無(wú)法與集團(tuán)重要系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行在線接收，面對(duì)集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及系統(tǒng)內(nèi)大量電子文件的應(yīng)運(yùn)而生，現(xiàn)有檔案系統(tǒng)已無(wú)法發(fā)揮作用。在查詢功能上主要以信息檔案中心檔案人員使用為主，無(wú)法滿足集團(tuán)各層級(jí)對(duì)“開(kāi)展檔案自主查詢”的迫切愿望。集團(tuán)所屬單位若有利用總部相關(guān)部室的檔案的需求時(shí)，也只能前往總部庫(kù)房查詢。在集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作追求效率的要求下，檔案利用方式尚需改革。同時(shí)，國(guó)家近年陸續(xù)出臺(tái)《企業(yè)數(shù)字檔案館室建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等規(guī)范，現(xiàn)有系統(tǒng)在功能層面已不滿足國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案工作的要求。

建設(shè)內(nèi)容、預(yù)期成效

    為進(jìn)一步完善北京燃?xì)饧瘓F(tuán)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，明確電子文件材料歸檔范圍，確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全，落實(shí)檔案資源長(zhǎng)期保存要求，積極探索電子商務(wù)文件、電子會(huì)計(jì)資料“單套制”管理模式。集團(tuán)信息檔案中心在充分調(diào)研及利用現(xiàn)有檔案信息化工作成果基礎(chǔ)之上，立足現(xiàn)有，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，根據(jù)國(guó)家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》相關(guān)要求，結(jié)合自身實(shí)際，開(kāi)展北京燃?xì)饧瘓F(tuán)數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目。

    項(xiàng)目主要目的是按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》的工作要求，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案工作規(guī)范化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，提升檔案信息管理與服務(wù)能力，促進(jìn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)提高管理水平、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提供有力支撐。規(guī)范文書(shū)、財(cái)務(wù)、科研電子文件的歸檔和管理，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案“單套制”保管，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

展望

    2022年3月25日，國(guó)家檔案局正式公布第三批建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目名單，集團(tuán)公司申報(bào)的“北京燃?xì)馓旖蚰细跮NG應(yīng)急儲(chǔ)備項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)”從84個(gè)申報(bào)項(xiàng)目中脫穎而出，成為市屬國(guó)有企業(yè)**一家取得國(guó)家檔案局第三批建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案試點(diǎn)資格單位，為全面實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式奠定基礎(chǔ)。

    同時(shí)，中國(guó)燃?xì)饧瘓F(tuán)2019年啟動(dòng)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，目前已完成系統(tǒng)建設(shè)、接口集成等工作，已分批次完成600余個(gè)全宗的推廣工作。