全國示范數(shù)字檔案室解決方案

政策背景及業(yè)務(wù)痛點

    數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。

    2016年國家檔案局辦公室印發(fā)了《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》，要求數(shù)字檔案室建設(shè)以《數(shù)字檔案室評價指標(biāo)》為評價依據(jù)，評價指標(biāo)共分為領(lǐng)導(dǎo)與組織、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)、工作亮點（加分項）6個部分共38項評價指標(biāo)，評價結(jié)果達(dá)到80分以上通過數(shù)字檔案室評價，90分以上認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案室”。

解決方案設(shè)計

    咨詢服務(wù)。協(xié)助使用單位明確分管領(lǐng)導(dǎo)、信息化部門、電子文件形成部門、保密部門在項目建設(shè)中承擔(dān)的責(zé)任；協(xié)助制定電子文件歸檔與數(shù)字檔案室工作目標(biāo)、檔案部門和信息化部門聯(lián)合工作機(jī)制、相關(guān)工作人員崗位職責(zé)和考核制度、規(guī)劃本單位中長期檔案工作內(nèi)容等。

    管理平臺建設(shè)。檔案增量電子化、存量數(shù)字化、管理系統(tǒng)化是數(shù)字檔案室的主要特征。因此，建設(shè)集成管理各類數(shù)字檔案資源，具備采集、編目、著錄、存儲、檢索、權(quán)限管理等基本功能并保證數(shù)字檔案真實、完整、可用和安全的應(yīng)用系統(tǒng)是數(shù)字檔案室建設(shè)的首要任務(wù)，也是數(shù)字檔案室建設(shè)的重點難點。數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以電子政務(wù)基礎(chǔ)平臺為依托，面向管轄范圍內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、村（社區(qū)）、企業(yè)事業(yè)單位等各類機(jī)構(gòu)提供文件歸檔和檔案管理服務(wù)的檔案云平臺。它既是管轄范圍內(nèi)文檔信息資源的采集、歸檔、保管、利用服務(wù)和數(shù)據(jù)交換中心，并通過OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)了主要檔案信息資源在線采集，全程線上操作，基本實現(xiàn)檔案增量電子化、存量數(shù)字化的目標(biāo)。

    檔案數(shù)字化服務(wù)。數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的又一重點難點。為了在增加數(shù)字檔案數(shù)量的同時，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，應(yīng)從兩個方面著力推進(jìn)：一是加強(qiáng)檔案的采集、管理；二是通過完善文檔平臺相關(guān)功能，優(yōu)化檔案數(shù)字化加工流程，提高著錄歸檔和數(shù)字化加工質(zhì)量，并聘請中介公司對系統(tǒng)內(nèi)各類檔案信息的真實、完整、可用性進(jìn)行質(zhì)檢，若發(fā)現(xiàn)問題則及時整改。

    完善了檔案信息安全保障機(jī)制。檔案信息安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的另一重點難點。主要從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、應(yīng)用系統(tǒng)安全方面進(jìn)行安全防范，同時以離線方式將系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份至移動硬盤脫機(jī)保存，形成了人防、物防、技防與同城異地備份、近線備份、離線備份相結(jié)合的“三防三備”安全保障機(jī)制。

解決方案特點及優(yōu)勢

    1、OCR識別，實現(xiàn)了全文檢索，查詢內(nèi)容更加全面充分；

    2、實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上利用，讓檔案利用者少跑腿，甚至不跑腿，檔案部門職能實現(xiàn)從“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”的拓展；

    3、推進(jìn)無紙化辦公背景下大量原生類、低價值電子文件歸檔難題；

    4、音視頻檔案實現(xiàn)流媒體在線播放；

    5、凡需手工制作的報表實現(xiàn)系統(tǒng)全打??；

    6、系統(tǒng)具備全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報、各類統(tǒng)計及臺賬自動統(tǒng)計，統(tǒng)計報表并可多維度呈現(xiàn)；

    7、借助開放式接口，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)高效便捷對接，為系統(tǒng)推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

典型客戶

    連云港海事局