電子檔案單套制解決方案

政策背景

    2020年3月，國家檔案局、國務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作的通知》（檔發(fā)〔2020〕2號），在全國范圍內(nèi)組織開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作。

    試點(diǎn)工作致力于探索和應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，規(guī)范各類業(yè)務(wù)類系統(tǒng)電子文件自形成至電子檔案**保存或銷毀全生命周期的單套歸檔管理，不再打印輸出紙質(zhì)文件，節(jié)約企業(yè)管理成本，提升信息服務(wù)能力，為企業(yè)提高管理水平、增強(qiáng)核心競爭力提供有力支撐。

解決方案設(shè)計

    按照國家檔案局《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》及相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)要求，依托先進(jìn)信息技術(shù)，基于用戶各類型業(yè)務(wù)系統(tǒng)，探索電子文件自形成至**保存或銷毀全生命周期的電子化、規(guī)范化歸檔管理，實(shí)現(xiàn)上述業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，逐步形成電子文件不再打印紙質(zhì)件。

基礎(chǔ)設(shè)施優(yōu)化

    充分利用用戶現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施，以安全可控為前提對試點(diǎn)工作所需服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等進(jìn)行優(yōu)化配置，使之滿足未來一定時期檔案數(shù)字資源管理的需要。

    一是配置服務(wù)器。配置檔案系統(tǒng)服務(wù)器，包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件服務(wù)器、接口服務(wù)器、前置機(jī)；區(qū)塊鏈系統(tǒng)服務(wù)器，包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、前端服務(wù)器。

    二是配置檔案數(shù)字資源存儲設(shè)備。配置檔案數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲、離線數(shù)據(jù)備份藍(lán)光光盤庫，滿足電子檔案大容量存儲和異質(zhì)備份的安全要求。

    三是完成操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫優(yōu)化。充分考慮檔案系統(tǒng)多并發(fā)等特點(diǎn)，設(shè)計專項專用、可擴(kuò)展的服務(wù)器應(yīng)用架構(gòu)，服務(wù)器操作系統(tǒng)全部采用開源穩(wěn)定的版本，數(shù)據(jù)庫采用支持動態(tài)擴(kuò)展、高性能的版本，在安全、可控的前提下確保高效運(yùn)行。

業(yè)務(wù)流程重組與接口建設(shè)

    試點(diǎn)工作按照電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理的業(yè)務(wù)要求，完成電子文件自形成至**保存或銷毀的業(yè)務(wù)流程重組與功能設(shè)計，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、區(qū)塊鏈系統(tǒng)間的接口建設(shè)。主要如下：

    一是實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程重組。系統(tǒng)梳理自業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件辦結(jié)、歸檔到電子檔案全生命周期的業(yè)務(wù)流程，針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、區(qū)塊鏈系統(tǒng)間的交互需求，完成業(yè)務(wù)流程重構(gòu)設(shè)計。

    二是完成標(biāo)準(zhǔn)接口建設(shè)。檔案系統(tǒng)內(nèi)搭建統(tǒng)一歸檔接口平臺，業(yè)務(wù)系統(tǒng)將待歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)以件為單位按接口規(guī)范封裝成歸檔信息包并推送至接口平臺服務(wù)器指定路徑，調(diào)用Web Service接口推送歸檔包信息；檔案系統(tǒng)對歸檔信息包進(jìn)行解析及真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，并生成檢測報告，對檢測通過的歸檔信息包予以接收，并向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送歸檔狀態(tài)結(jié)果；業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過反饋結(jié)果可以了解歸檔狀態(tài)及可能的歸檔失敗原因。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的歸檔文件辦結(jié)、四性檢測、文件接收等過程全部進(jìn)行上鏈存證，確保歸檔過程中信息的真實(shí)和完整。

檔案系統(tǒng)建設(shè)

    檔案系統(tǒng)以檔案的“收、管、存、用”業(yè)務(wù)為核心，全面落實(shí)用戶制度體系中的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等完成系統(tǒng)功能建設(shè)。

    檔案系統(tǒng)具備電子文件收集、整理、歸檔和電子檔案存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、格式轉(zhuǎn)換、審計、系統(tǒng)管理等基本功能模塊。其中，“收集”提供手工登記、四性檢測、接收、離線批量導(dǎo)入、批量掛接等功能；“整理”提供分類、劃定保管期限、組件、組卷、編號、編目、關(guān)聯(lián)關(guān)系建立、表格導(dǎo)出等功能；“歸檔和電子檔案存儲”提供長期保存封裝、長期保存、介質(zhì)管理等功能；“檢索”提供目錄檢索和全文檢索功能，具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索等多種檢索方式；“利用”提供原文查閱、檔案借閱、檔案編研、開放設(shè)置、利用效果反饋等功能；“統(tǒng)計”提供按照全宗、分類、時間、利用情況等規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計，并顯示統(tǒng)計結(jié)果；“鑒定”提供檔案定期鑒定功能，根據(jù)保管期限、年度等屬性自動列出到期檔案，提醒檔案管理員進(jìn)行銷毀前鑒定和保管期限調(diào)整、密級調(diào)整等相關(guān)操作；“銷毀”提供對需要銷毀的檔案進(jìn)行申請、審批、刪除等功能；“格式轉(zhuǎn)換”提供將存入檔案系統(tǒng)的電子文檔轉(zhuǎn)換為OFD格式的功能，實(shí)現(xiàn)檔案長期保存；“審計”提供日志檢索和審計功能；“系統(tǒng)管理”提供系統(tǒng)設(shè)置、用戶管理、機(jī)構(gòu)管理、權(quán)限管理、全宗管理等功能。

    除上述功能外，檔案系統(tǒng)還可開發(fā)實(shí)現(xiàn)智能鑒定、電子全宗卷、信息上鏈和追溯、離線存儲等功能。其中，“智能鑒定”可根據(jù)系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的黑白名單，按照設(shè)定邏輯判斷規(guī)則動態(tài)劃定每份歸檔文件的保管期限?！半娮尤诰怼笨筛鶕?jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的模板，完成檔案收集、檔案利用、檔案鑒定等過程的全宗卷自動生成和歸檔；“信息上鏈和追溯”可對電子檔案的元數(shù)據(jù)、電子文件Hash等信息進(jìn)行區(qū)塊鏈存證，實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期追溯；“離線存儲”按照電子文件封裝規(guī)范對檔案進(jìn)行封裝，把離線檔案按照全宗號、類別、年度、檔號的層次設(shè)置文件夾進(jìn)行存放，并使用藍(lán)光光盤庫進(jìn)行離線存儲。

區(qū)塊鏈系統(tǒng)建設(shè)

    試點(diǎn)工作通過用戶自建可控的區(qū)塊鏈，打通電子文件自業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成至檔案系統(tǒng)長期保存的全部管理環(huán)節(jié)，攻克電子文件真實(shí)性校驗的難點(diǎn)。同時，區(qū)塊鏈系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以節(jié)點(diǎn)鏈入形式滿足檔案業(yè)務(wù)在跨單位、跨系統(tǒng)應(yīng)用區(qū)塊鏈交互的場景需求。

檔案數(shù)字資源建設(shè)

    滿足試點(diǎn)工作檔案資源建設(shè)的需要，試點(diǎn)期間，需要完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和原檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移兩項工作。一是完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)歷史電子文件的接收。二是完成歷史檔案數(shù)據(jù)的整理遷移。

制度標(biāo)準(zhǔn)與安全機(jī)制建設(shè)

    結(jié)合試點(diǎn)工作目標(biāo)和實(shí)際實(shí)施需要，建立電子文件和電子檔案管理的制度標(biāo)準(zhǔn)和安全機(jī)制。

    一是建立電子檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)。

    二是建立電子檔案管理安全機(jī)制。

解決方案優(yōu)勢

區(qū)塊鏈技術(shù)深度賦能

    區(qū)塊鏈技術(shù)深度賦能電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案全生命周期溯真。

    一是完整存證電子文件全生命周期過程信息。

    二是展現(xiàn)電子檔案管理全過程。

    三是提供驗真服務(wù)，實(shí)現(xiàn)結(jié)果自證。

建立電子全宗卷，實(shí)現(xiàn)全宗卷檔案歸集管理智能化

    試點(diǎn)可根據(jù)《全宗卷規(guī)范》全面梳理全宗卷的管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對檔案收集類的檔案交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案鑒定類的檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案銷毀鑒定等鑒定處置檔案的目錄（清冊），檔案利用類的檔案利用申請單及相關(guān)目錄納入全宗卷構(gòu)成范圍，實(shí)現(xiàn)全宗卷在檔案系統(tǒng)中的智能歸集。

    一是實(shí)現(xiàn)全宗卷智能化生成。

    二是實(shí)現(xiàn)全宗卷獨(dú)立全過程管理。

典型客戶

    中國電力建設(shè)集團(tuán)有限公司