量子偉業(yè)承建連云港海事局?jǐn)?shù)字檔案室項目通過驗收，連云港海事局成為全國交通運(yùn)輸系統(tǒng)首家“全國示范數(shù)字檔案室”

項目概述

    推動數(shù)字檔案室建設(shè)是國家檔案局推動機(jī)關(guān)檔案工作的又一重要舉措。2014年中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排”，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也將“加大機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)力度，新增30家高水平的數(shù)字檔案室”作為“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”的一項重要任務(wù)。由此，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)已經(jīng)上升到國家政策層面，意義非凡，影響重大。

    連云港海事局是交通運(yùn)輸部設(shè)置在連云港的直屬海事機(jī)構(gòu)，其前身為1987年2月18日交通部組建的交通部連云港海上安全監(jiān)督局，為副局級單位。連云港海事局在國家、交通運(yùn)輸部等上級檔案管理部門的指導(dǎo)下，遵循“資源為先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進(jìn)、確保安全”的原則，以《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》(檔辦發(fā)〔2016〕3號)為指導(dǎo)，全面啟動“全國示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建工作。歷經(jīng)3年多時間，從組織建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)和工作亮點(diǎn)6個方面統(tǒng)籌聯(lián)動，合力推進(jìn)，最終以優(yōu)異成績通過國家檔案局組織的現(xiàn)場評價。

項目成果

    2021年6月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于批準(zhǔn)連云港海事局?jǐn)?shù)字檔案室為“全國示范數(shù)字檔案室”的函》，批準(zhǔn)連云港海事局?jǐn)?shù)字檔案室為“全國示范數(shù)字檔案室”。這是全國交通運(yùn)輸系統(tǒng)首家“全國示范數(shù)字檔案室”。

    連云港海事局積極對標(biāo)規(guī)范要求，堅持邊建邊改邊提高，數(shù)字檔案室建設(shè)格局和水平得到全面提高，逐漸形成了一套具有海事特色的數(shù)字檔案室建設(shè)體系。一是實現(xiàn)了電子文件的系統(tǒng)管理和全流程管理。將各種門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案納入檔案管理系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理，并通過在綜合辦公及海事業(yè)務(wù)系統(tǒng)中內(nèi)嵌分類方案管期限、歸檔范圍與保管期限表，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件自動判別保管期限，自動開展四性檢測。同時，推行細(xì)化錄入和文書“隨辦隨歸”機(jī)制，實現(xiàn)文發(fā)檔成、事畢檔成，確保檔案歸檔率穩(wěn)步上升，提升了歸檔質(zhì)效。二是提升了檔案規(guī)范化管理效能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具備電子文件形成、積累和歸檔全程監(jiān)督指導(dǎo)功能，原先需要手工打印的各類統(tǒng)計臺賬、檔案盒面、案卷封面、備考表、檔號章等，全部實現(xiàn)自動化管理，并內(nèi)嵌多種規(guī)范的表單方便利用。針對基層單位兼職檔案員專業(yè)知識缺乏等現(xiàn)狀，建立連云港海事檔案網(wǎng)，開辟多個學(xué)習(xí)模塊，并編寫了交通運(yùn)輸系統(tǒng)首本機(jī)關(guān)檔案實操類書籍——《直屬海事系統(tǒng)檔案管理實務(wù)》，上傳至檔案網(wǎng)，供線上學(xué)習(xí)使用，提升專業(yè)素養(yǎng)。三是示范推動了海事機(jī)關(guān)信息化水平。借助BS架構(gòu)和開放式接口，實現(xiàn)與海事業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接高效便捷，將海事業(yè)務(wù)檔案在線歸檔，為系統(tǒng)推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。目前，正在探索將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)嵌入部海事局統(tǒng)一規(guī)劃的海事OA系統(tǒng)，研究更加開放式的接口方案和基礎(chǔ)軟件國產(chǎn)化等工作，強(qiáng)化數(shù)字檔案室建設(shè)成果深度應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的“大集中、大整合”，發(fā)揮好數(shù)字檔案室建設(shè)效能，提高海事機(jī)關(guān)信息化工作水平。四是探索實現(xiàn)了低價值電子檔案單軌管理。落實新《檔案法》精神要求，探索實現(xiàn)了保管期限10年的文書檔案電子文件，以及船員業(yè)務(wù)檔案電子文件的單套管理，為歸檔人員減輕了負(fù)擔(dān)，僅連云港海事局每年可減少歸檔文件近萬份，解決了無紙化辦公背景下大量原生類、低價值電子文件歸檔難題。五是提高了檔案服務(wù)便捷化水平。室藏所有電子文件實現(xiàn)全文檢索和流媒體在線播放功能。利用電子檔案信息資源向檔案網(wǎng)推送檔案專題數(shù)據(jù)庫、編研開發(fā)成果，提供電子檔案利用。同時，檔案利用申請審批實現(xiàn)線上辦理、線上查檔利用，讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓檔案利用者少跑腿甚至不跑腿，實現(xiàn)了檔案部門職能從“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”的拓展。

項目展望

    連云港海事局?jǐn)?shù)字檔案室通過“全國示范數(shù)字檔案室”測評，是海事機(jī)關(guān)檔案邁入新階段的重要標(biāo)志，不僅實現(xiàn)了海事業(yè)務(wù)檔案的在線歸檔，而且推動了海事機(jī)關(guān)檔案向?qū)I(yè)型、智能型轉(zhuǎn)型升級，有效改善了機(jī)關(guān)運(yùn)行效能，促進(jìn)了信息互聯(lián)互通，為海事機(jī)關(guān)乃至交通運(yùn)輸系統(tǒng)的信息化工作提供了示范樣板。

客戶情況

    繼連云港海事局后，量子偉業(yè)陸續(xù)與中華人民共和國海事局、北海航海保障中心、東海航海保障中心、南海航海保障中心、東海救助局等交通運(yùn)輸系統(tǒng)單位開展進(jìn)一步合作。

    未來量子偉業(yè)將聚焦交通運(yùn)輸行業(yè)檔案管理需求，積極探索行業(yè)檔案管理新模式、新方法，為行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供檔案支撐。